Wordの音声入力はどこから使う？入口の選び分けと録音ファイルの文字起こし

出張先のホテルで社給のノートパソコンを開き、翌日の提案書を声で下書きしようとしたものの、Wordの「ホーム」タブを見渡してもマイクのボタンが見当たりません。明日の朝までに形にしたいのに、押す場所すら分からないと焦りが募ります。Wordで音声入力をするには、どこから何を押せばよいのでしょうか。

Wordの音声入力は環境ごとに入口が違う

Wordの音声入力は、デスクトップ版であれば「ホーム」タブにある「ディクテーション」からすぐに話し始められます。そのボタンが出てこない環境では、ブラウザで開くWord、スマートフォンのWordアプリ、Windowsの音声入力のどれかに入口が移ります。

どの方法を使うかは、設定画面の奥を探すよりも、いまあなたが使っているWordの種類を見るだけで判断できます。パソコンにインストールしたWordなのか、ブラウザで開いたWordなのか、スマートフォンのアプリなのかによって、機能を呼び出す場所が変わるためです。

録音してある音声ファイルを文字にしたいなら、話しながら入れる機能とは別の「トランスクリプト」という機能になります。 同じ「音声の文字起こし」でも入口が分かれているため、手元にあるのが今から話すあなたの声なのか、すでに保存された音声ファイルなのかを先に整理しておくと迷いません。

Microsoftのサポートページでも、ディクテーションの使い方と、ブラウザやスマートフォンで開くWordの案内は項目を分けて掲載されています。解説と画面の表示名が多少違っていても、いまあなたの画面に表示されているボタンを目印に進めれば操作できます。

検索するときに「音声入力 word」と語順を変えて入力しても、たどり着く機能は同じです。ボタンの位置や詳しい操作手順を確認したいときは、Wordのディクテーション機能の使い方に画面ごとの見方をまとめています。

録音したファイルから文字に起こす流れだけを確認したいときは、録音した音声ファイルをWordで文字にするから読み進められます。

Word以外の外部アプリも含めて候補を見ておきたいときは、下の一覧をのぞいてみてください。日本語の対応状況や、無料で入力できる上限枠を並べて比べられます。並び順はページを開いた時点の登録内容で決まります。

使っているWordから音声入力の入口を決める

Wordの入口は次の3つです。

• パソコンにインストールされたWord
• ブラウザで開くWord
• スマートフォンのWordアプリ

自分がどれに当てはまるかは、いまWordをどうやって開いているかを思い出せば決まります。

会社のパソコンでインストールが制限されている場合は、ブラウザで開くWordが現実的な入口になります。どの入口でも、サインインしたWordであることが前提です。

画面の細かい見え方はWordのバージョンによって異なります。操作する場所を探し始める前に、あなたがどの入口に当てはまるかを確認しておくと、スムーズにやり取りを始められます。

パソコンのWordから話すとき

この入口に当てはまるのは、Microsoft 365でサインインしているデスクトップ版のWordです。「ホーム」タブの右端にあるマイク型のボタンを押すと、カーソルを置いた場所に話した言葉が入力されていきます。

入力された文字はそのまま編集できるため、まずは声で話して骨組みを作り、あとからキーボードで整えていく進め方がおすすめです。最初から整った文章を目指すより、言いたいことを出し切ってから直すほうが、あなたの手が止まりません。

ボタンの名前や並び順はWordのバージョンによって異なります。文字よりも先にマイクの形を目印に探すと見つけやすいはずです。画面ごとの見方はWordのディクテーション機能の使い方にまとめています。

ブラウザで開くWordから話すとき

会社のパソコンにWordをインストールできないときや、デスクトップ版でボタンが表示されないときは、ブラウザ版のWordを試してみてください。ブラウザからWordにサインインして文書を開き、同様に「ホーム」タブから機能を呼び出せます。

Microsoftのサポートページでは、ブラウザ版やスマートフォン版の案内がデスクトップ版とは別に用意されています。同じ機能名でも環境ごとに説明が分かれているため、あなたが現在使っている環境の案内を確認するほうが早いです。

デスクトップ版でボタンが表示されずブラウザ版で表示されるなら、原因はパソコン側のWordにあると切り分けられます。設定を探し続けるよりも、開く環境を変えて一度試してみるほうが解決への近道です。

スマホのWordアプリから話すとき

移動中に下書きだけを作りたいときは、スマートフォンのWordアプリが便利です。アプリをインストールしてサインインしたら、文書を開いて音声入力を呼び出します。

保存先をクラウドにしておけば、あとからパソコンのWordで同じ文書を開いて続きを編集できます。電車の中では思いついた言い回しだけを残しておき、席に着いてから文章を整えるといった使い方ができます。

注意したいのは、スマートフォンのキーボードに付いている音声入力と、Wordアプリ独自の音声入力機能は別物である点です。キーボード側から入力した文字はWordの機能を通らないため、句読点の入り方なども変わってきます。

ディクテーションが出てこない環境がある理由

ディクテーションが使えるかどうかは、Wordの買い方とサインインの状態、それに通信で決まります。いま開いているWordにその機能が入っているかどうかの話です。

Microsoftのサポートページは、トラブルの項目を「ボタンが見つからない」「灰色で押せない」「マイクが働いていない」「声が認識されない」に分けて置いています。並んでいないことと、出ているのに押せないことでは、見る場所が変わります。

もう一つあるのが、買い切り版や古いWordのように表示そのものが無い場合です。そのときはWordの中で設定を探さず、入口をWindowsの音声入力へ移すほうが早く終わります。

サインインと通信で使える範囲が決まる

話した声は、文字に変換するためにインターネット経由でサーバーへ送られる仕組みです。そのため、サインインしていない状態や、インターネットに接続されていない環境では動作しません。

うまく動かないときは、次の順番で確認してみてください。

• 画面右上のアカウント表示
• インターネットへの接続
• マイクのアクセス許可

この順序で確認していけば、Wordの設定を開き直す前に原因を絞り込めます。

Microsoftのサポートページには、音声データの取り扱いに関するプライバシー項目が個別に用意されています。社外に出せない機密内容を話す場合は、音声がどこで処理されるかをあらかじめ読んでおくと、利用してよい場面かどうかをあなた自身で判断できます。

買い切り版や古いWordでは入口が外に出る

Wordにマイクボタンがない場合、設定を探しても見つかりません。そのときはWindowsの音声入力を起動し、Wordの文書にカーソルを置いたまま直接入力する方法に切り替えましょう。

呼び出し方はWindowsのバージョンによって異なります。あなたが初めて使うときは、キーの組み合わせをMicrosoftの公式案内で確認してください。この機能は入力先を選ばないため、Wordの文書だけでなくメールの本文などでも同じように使えます。

ただし、これはWindows側の機能です。句読点の入れ方や使える言い回しがディクテーションとは異なるため、詳しい手順はWindowsの音声入力の呼び出し方にまとめています。

録音した音声ファイルをWordで文字にする

録音した音声ファイルを文字に変換したいときは「トランスクリプト」を使います。ファイルを渡して書き起こしを受け取る流れなので、押すボタンも使える環境も別になります。

あなたが「word 音声入力 文字起こし」と検索してたどり着いたなら、探しているのはまさにこちらの機能です。進め方は次のとおりです。

• 使える環境を先に確かめる
• 録音ファイルを渡して書き起こしを待つ
• 起こした文章を文書に入れて整える

一か月に扱える長さの上限と、必要なプランの条件は、Microsoftの公式の料金と機能のページで確かめます。 長い録音を用意したあとに制限に気づくと、ファイルを分割してやり直すことになります。

この機能が使える環境を先に確かめる

録音ファイルをアップロードして文字起こしする機能は、リアルタイムで音声を吹き込む機能と使える環境が異なります。前提として、ブラウザ版のWordを開き、サインインしている必要があります。

対応しているファイル形式や長さには上限があります。会議の録音が何本もたまっているなら、ファイルをアップロードする前に公式ページで上限を確認してください。

もし条件が合わないなら、Wordの中だけで解決しようと粘らず、その録音ファイルを直接扱える別のアプリへ切り替える判断をしてください。使える場所が見つからないまま探し続ける時間が、あなたにとっていちばんもったいないからです。

録音ファイルを渡して文字にする

Wordで文書を開き、「音声の文字起こし」を選択して手元の録音ファイルをアップロードします。処理が終わるまで画面を閉じずに待つと、発言の区切りごとにテキストが並んで表示されます。

音声に複数の話者が含まれている場合は、話者ごとに区切られて表示されます。誰の発言かを文書に残したいときは、この区切りをそのまま手がかりにできます。

ただし、固有名詞は誤って変換されることがあります。読み込んだ直後の文章には直す場所が残るため、見直して修正する作業時間も見込んで予定を組みましょう。

起こした文章を文書に入れて整える

並んだ文章は、まとめて文書に貼り付けるか、必要な部分を選んで挿入します。そのあとに残るのは、見出しを付けて段落を分ける作業です。

つまり、録音を渡して手に入るのは、あくまで下書きの段階です。あなたが相手に読んでもらう形に仕上げるには、話した順序のまま並んでいる内容を整理し直す時間を見込んでおく必要があります。

文章を整える工程まで任せたいなら、Wordの外のAI音声入力を同じ軸で見比べるで、どの軸から見ると違いが出るかを確かめてみてください。

言い直しを減らす話し方とマイクの置き方

入力後の修正の手間を左右するのは、マイクの置き方、話の区切り方、固有名詞の扱いです。どれも話し始める前に決められるので、入力の途中で手を止めずに済みます。

誤変換を完全になくす話し方はありません。直す作業が残る前提で、どこを後回しにすると速いかを決めておくほうが、言い直しを繰り返すより早く終わります。

Microsoftのサポートページには、句読点や記号の言い方を言語ごとにまとめた一覧があります。日本語の項目を開けば、声でどう言えば句点や改行が入るかが分かります。

マイクは口との距離を一定にする

パソコンの内蔵マイクは周囲の音もまとめて拾うため、マイクから離れて話すと声が小さくなり、拾い漏れが増えてしまいます。

声の入り方を改善するには、次の2点が効果的です。

• マイクとの距離を一定に保つこと
• 空調の音や人の声が入る場所を避けること

また、口元に近いマイクへ替えるだけでも、同じ話し方のまま言い直しを減らせます。

機種ごとの優劣を一概に決めることはできません。まずは手持ちのヘッドセットやイヤホンのマイクで一度試し、内蔵マイクとの違いをあなたの声で聞き比べてみるのが、手早く確かめる方法です。

一区切りを短くして句読点は声で入れる

長く話し続けるほど、文をどこで区切るかの判断が外れやすくなります。一文ずつ区切って話し、句点や改行を声で指定するほうが、あとの修正を減らせます。

句点を声で入れずに話し続けると、画面には改行のない長い文章の塊が残ってしまいます。一方で、句点を声で入れながら話せば、そのまま段落ごとに整理された読みやすい文章が並びます。

句点や改行の言い方は言語ごとに異なるため、公式一覧の日本語の項目を確認してください。会議の記録で使う前に短い一文で試しておくと、あなたもスムーズに言い方を身につけられます。

固有名詞は後でまとめて直す

人名や社名、製品名は、音声入力で誤認識されやすい言葉です。途中で止まって直そうとすると、あなたの思考や話の流れが途切れてしまいます。

まずは最後まで話し切り、あとから検索と置換でまとめて直すほうが早く終わります。同じ言葉が繰り返し誤変換されていても、修正は一度で済みます。

何度言い直してもうまく認識されない言葉は、その部分だけキーボードで打つと割り切るのも有効です。すべてを音声だけで完結させようとするほど、かえって時間がかかってしまいます。

編集部の見立て｜Wordで足りる原稿と足りない原稿

Wordの中で事足りるのは、文書を開いてそのまま清書まで進める原稿です。別のアプリが向くのは、メールやチャットにも同じ声で入れたい使い方と、話した通りに長く残したい原稿です。

会議を終えた直後、決まったことを忘れないうちに下書きだけ残そうとして、持ち出したノートパソコンのWordに話しかけたことがあります。

ところが社名や人名が別の言葉で入力され、その場で直そうとするうちに話す流れが切れてしまいました。言い直すたびに別の言葉に変換され、下書きが進まないまま時間だけが過ぎていきました。

それからは、固有名詞の修正はすべて話し切ってからまとめて行うようにしています。編集部で原稿の相談を受けるときも、下書きが止まる原因は、たいてい入力の途中で直し始めたことでした。途中で話の流れを止めないほうが、下書きを早く仕上げられます。

整えて書き上げるところまでWordで進めるなら、標準機能で十分です。Wordの外でも同じ入力を使いたいなら、編集部が日常で使っているAqua Voice（アクアボイス）が合います。

選ぶ基準になるのは、Wordだけで作業が終わる原稿かどうかです。あなたが2つの候補を並べて細かい違いを比べたいときは、Aqua VoiceとTypelessを並べた記事が参考になります。

Wordの外のAI音声入力を同じ軸で見比べる

Word以外のAI音声入力を見比べるなら、見る順番を決めておくと迷いません。日本語の扱い、音声の処理場所、無料で入力できる語数の枠、Word以外のアプリでも同じ入力が使えるか、の順に見ると違いが出ます。

日本語の扱いで変わるのは、話した言い回しがそのまま文字になるかどうかです。音声の処理場所は、音声データがクラウドへ送られるか端末内だけで処理されるかの違いで、社内文書を扱うときに大きく影響します。

無料で入力できる語数の枠は、社ごとに単位がそろいません。 語数で記載するサービスもあれば、週ごとの上限で記載するサービスもあります。あなたが一か月に書く量と噛み合うかどうかで判断しましょう。

表の並びはページを開いた時点の登録内容で決まります。録音ファイルを扱えるアプリまで比較を広げたいときは、録音から文字にするアプリの選び方も合わせてご覧ください。

Wordの音声入力でよく聞かれること

あなたがWordの音声入力を使い始めると、料金や対応言語、話者の区別、音声の送信先といった点で手が止まりがちです。どれも公式の表示のどこを見れば答えが出るかまで決めておけば、作業の途中で止まりません。

声で入った文字は、そのときカーソルが置かれている文書にしか入りません。 別の作業へ移る前に、どこへ文字が入るかを一度確認しておくと、入力先の取り違えを防げます。

追加の料金を払わずに使えますか

Microsoft 365でサインインしている範囲の機能なので、すでにWordを使えているなら追加の支払いなしで使えます。録音ファイルを渡す側は条件が別で、必要なプランと一か月の上限はMicrosoftの公式の料金のページで確かめます。長い録音があるなら、渡す前に見ておくとやり直しが起きません。

日本語のほかの言語でも話せますか

日本語に対応しており、利用できる言語の一覧はMicrosoftのサポートページで確認できます。句読点や記号の言い方は言語ごとに異なるため、一覧の日本語の項目を開けば、声でどう言えば句点が入るかまで分かります。あなたが同じWordで英語の文書も作成する場合は、話す前に言語を切り替えておきましょう。

誰が話したかで分けて起こせますか

録音ファイルを渡す機能では、発言の区切りごとにテキストが分かれて並びます。一方で、話しながら入力する機能はカーソルの位置に文字が続けて入るだけなので、発言者ごとには分かれません。表示の詳細は公式の案内で確認する必要がありますが、あなたが誰の発言かを記録に残したいなら、録音ファイルを渡す機能を選ぶほうが手間を減らせます。

話した声はどこへ送られますか

音声は、文字起こしのためにインターネット経由で送信されます。データの保管やAI学習への利用は、Microsoftのサポートページのプライバシーの項目で確認できます。社外に出せない音声を扱うなら、端末内だけで処理が完結するアプリを選んでおくと安心です。

Wordで試してから足りない分だけ外に出す

使っているWordの形から入口を決めれば、Wordの音声入力はその日から使えます。入れてあるWordなら「ホーム」タブ、ボタンが無いならブラウザで開くWordかWindowsの音声入力へ移ります。

録音したファイルの行き先は、話しながら入れる機能とは別の入口です。直しは固有名詞を後回しにして、話し切ってからまとめて置き換えるほうが早く終わります。

どの入口になるか分かったなら、次に書く文書を一本、通して作ってみてください。足りない部分がはっきりしたところで、Wordの外のアプリを見れば決められます。

画面ごとの押す場所をもう一度確かめたいなら、Wordのディクテーション機能の使い方に戻れます。